Главная » Новости компаний »

Система электронного документооборота: что это и как работает

Система электронного документооборота: что это и как работает

Электронный документооборот (ЭДО) предназначен для упрощения и ускорения обмена документами с клиентами, поставщиками, госорганами. Электронный документ представляет собой файл, подписанный с помощью электронной подписи, имеющей юридическую силу. Ведение ЭДО не является обязательным, за исключением некоторых сфер бизнеса (например, продажа алкоголя или маркированных товаров), однако он позволяет значительно сэкономить деньги и время.

Системы электронного документооборота

Электронный документооборот может быть:

  • Внутренний — ведется внутри компании, между сотрудниками и руководством.

  • Внешний — между компанией и контрагентами, партнерами, клиентами, поставщиками.

  • С госорганами — предполагает сдачу отчетности в Пенсионный фонд, ФНС, Росстат.

Документы имеют юридическую силу только в том случае, если подписаны квалифицированной электронной подписью, которую можно получить в Удостоверяющих центрах ФНС. Она гарантирует не только юридическую значимость, но и полную безопасность ЭДО.

Преимущества

Автоматизация делопроизводства позволяет оптимизировать бизнес-процессы и сократить расходы. Преимущества перехода на ЭДО:

  • Увеличение скорости работы с документами. Особенно это актуально для компаний, имеющих филиалы в других регионах или работающих с иногородними контрагентами.

  • Сокращение расходов на бумагу, услуги курьеров и прочих.

  • Отсутствие необходимости оборудовать место для хранения бумажного архива.

  • Автоматическое формирование документов позволяет уменьшить вероятность ошибок.

  • Возможность формировать и подписывать документы из любой точки, где есть доступ в интернет.

  • Полная безопасность. Электронную подпись, в отличие от собственноручной, нельзя подделать.

  • Постоянный контроль над движением документов и их статусом.

Схема работы

В компаниях, которые внедрили ЭДО, все документы изначально формируются в электронном виде. Создав документ, отправитель подписывает его с помощью электронной цифровой подписи, затем отправляет контрагенту, который может принять документ либо отклонить его, указав причину. В случае принятия отправитель получает документ с подписью получателя. При отклонении документа отправитель вносит в него изменения и снова отправляет контрагенту.

Как перейти на ЭДО

Алгоритм действий для перехода на электронный документооборот следующий:

  • Получить квалифицированную электронную подпись.

  • Подключиться к аккредитованному оператору ЭДО.

  • Внедрить систему.

Последний пункт достаточно сложен технически, но с подключением, настройкой процессов и приглашением к ЭДО контрагентов помогут специалисты компании-оператора.

Список банков для ведения ЭДО

Система электронного документооборота позволяет обмениваться документами с банками. Перечислим самые удобные, по мнению пользователей, сервисы.

Сбербанк

  • безлимитный обмен документами;

  • автоматические оповещения о запросах от госорганов;

  • подключение через систему СберБизнес;

  • электронная подпись в подарок.

Промсвязьбанк

  • возможность ведения ЭДО в мобильном приложении;

  • удобный справочник контрагентов с автоматическим заполнением документов;

  • справочник товаров и услуг;

  • возможность получать документы от банка из 1С;

  • автоматическое заполнение акта выполненных работ.

Альфа-Банк

  • возможность ведения ЭДО в мобильном приложении;

  • бесплатная электронная подпись;

  • бесплатный прием документов;

  • работа электронной цифровой подписью без USB-ключей.

ВТБ

    • быстрый доступ через сервис «Интернет-Клиент»;

    • возможность подписывать многосторонние договоры;

    • возможность подключения к ЭДО зарплатных проектов и кадрового документооборота.