Главная » Архив новостей »

Нужен ли уфимским компаниям электронный документооборот?

Эффект от внедрения электронной системы документооборота измеряется повышением качества работы организации
Сегодня любая организация вынуждена ежедневно обрабатывать объем документов, систематизировать их и хранить в бумажном виде. Если же автоматизировать этот процесс в системе электронного документооборота, то можно не только сократить временные издержки сотрудников, но и обеспечить прозрачность бизнес-процессов, считает генеральный директор корпорации «РОСДОК» Евгений Сальников: «В Уфе сейчас идет очень большой рост документооборота. Еще год назад многие фирмы боялись у себя внедрять, обмениваться электронными документами со своими контрагентами, а сейчас все больше руководителей внедряют системы. Также сегодня практически у всех есть системы электронной отчетности, которые используют документооборот с налоговыми органами и Пенсионным фондом».

Внедрение электронного документооборота предоставляет возможность руководству получить полный контроль над всеми этапами работ. В то время как при обычной схеме 20% полученных заданий не выполняются, а система напрямую влияет на исполнительность сотрудников, рассказывает директор компании «Медиалюкс» Валерий Брекоткин: «В первую очередь, система электронного документооборота влияет на организационные процессы. Это касается любого отдела, где предполагается работа с документами, потому что универсальная система электронного документооборота позволяет любой вид документа пропускать через себя, помогает отслеживать сроки, предоставляет поисковые возможности — документ легко найти, переслать, это существенно сокращает время работы над ним, над принимаемым решением».

Эффект от внедрения электронной системы документооборота измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это фактор выживания, для ведомств и государственных структур — возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. Сведение до минимума личных контактов заявителей с сотрудниками исключает коррупцию, считает помощник руководителя Управления Росреестра по республике Наталья Шагиева: «В рамках реализации федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" федеральные органы власти и органы местного самоуправления по электронным каналам запрашивают друг у друга определенный перечень документов, необходимых для оказания услуг населению. И вообще, услуги, предоставляемые в электронном виде, — это экономия времени из-за отсутствия необходимости обращаться в офисы Росреестра, сокращение сроков получения госуслуги, меньший размер платы, высвобождение определенного числа сотрудников управления для увеличения объема оказываемых услуг».

Стоимость внедрения системы, по словам специалистов, колеблется от 3 000 до 50 000 рублей на одно рабочее место. Средняя стоимость, включая программное обеспечение, составляет 10 000 рублей. Цена подключения одного рабочего места снижается с увеличением количества пользователей системы в организации.

Надежда Оконечникова

17 апреля 2013